Ben ik een klokkenluider omdat ik een gesignaleerde misstand in IT openbaar maak? Daar moest ik eerlijkheidshalve wel even aan denken. Er gebeuren namelijk verbazingwekkende dingen als het gaat om IT beheer. Het heeft te maken met betalen voor zaken die er helemaal niet meer zijn. Vanuit traditionele businessmodellen zijn deze kosten nooit uit verouderde SLA’s gedestilleerd.
De belofte
“Breng alles naar de Cloud en je gaat op IT beheerskosten besparen”, is de belofte die alweer een tijdje gepredikt wordt. Op zich ben ik het daar ook mee eens, alleen is er nog een andere waarheid die lang niet altijd boven tafel komt.
De realiteit
Veel organisaties hebben een oerwoud aan SLA’s van allerlei verschillende IT leveranciers. Ze zijn afgesloten in een tijd waar het nog ging over hardware, software, eigen servers en servicemonteurs die aan de deur kwamen. De exacte ins en outs van deze afspraken zijn onbekend. Het is ons tijdens inventarisaties bij klanten opgevallen dat er voor allerlei on premise of private diensten betaald wordt die allang naar een publieke omgeving zoals Microsoft Azure zijn gemigreerd. Ze waren blij met onze second opinion.
Enkele voorbeelden
Er worden bijvoorbeeld nog steeds onderhoudsbedragen betaald voor een Microsoft Mail server, terwijl die al weg is of geen dienst meer doet. Ook worden opslagdiensten in rekening gebracht, terwijl de dataopslagcapaciteit is ondergebracht in de Microsoft overeenkomst. SharePoint en OneDrive zijn immers standaard binnen de publieke Microsoft Office 365 omgevingen en worden door iedere collega gebruikt. Daarnaast worden er nog steeds rekeningen betaald voor bijvoorbeeld database back-ups, terwijl back-up and restore gewoon door Microsoft binnen het Azure platform geregeld wordt. Zo kan ik nog wel even doorgaan, ook op het gebied van firewalls worden er onterecht rekeningen betaald, terwijl er allang voldoende bescherming is in een moderne IT infrastructuur.
De conclusie?
Organisaties betalen onnodig omdat er IT leveranciers zijn die zowel de bedragen van een oud businessmodel als nieuw businessmodel doorrekenen. Onterechte kosten betekent dat! Het is enerzijds een verantwoordelijkheid van de leverancier om deze kosten stop te zetten, anderzijds is er natuurlijk ook een interne verantwoordelijkheid om datgene wat verouderd is ook echt helemaal af te bouwen en stop te zetten.
De oplossing
Veel klanten worstelen met de vraag wat IT leveranciers precies voor het doen en of de rekeningen die betaald worden wel terecht zijn. Daarom noem ik wat wij doen “Agile IT beheer.” Samen kijken we stapsgewijs waar IT beheerskosten te besparen zijn en of er ergens ‘vergeten’ is om de belofte van kostenbesparing bij Cloud ook mogelijk te maken. Wellicht zijn dit soort bedrijven te groot en te log geworden net zoals de Belastingdienst.
In de volgende blog zal ik daarom ingaan op ‘Modulaire SLA’s’, waarmee we onrechtmatigheden boven tafel krijgen en klanten verbazen over de hoeveelheid geld die zij in hun zak kunnen houden.
Wordt vervolgd…
Guillermo Ortiz Aldana