Het is je vast weleens overkomen. Er wordt een nieuw systeem geleverd, waarbij collega’s plotseling hun werkzaamheden niet kunnen continueren of al snel blijkt dat ze niet met de nieuwe systemen overweg kunnen. De schuld wordt gegeven aan de adoptie en een slechte communicatie met eindgebruikers. En wie was daar ook alweer verantwoordelijk voor? Oeps.. Dit zijn onze drie tips om het adoptie excuus te voorkomen.
Tip 1: Kijk in de breedte, naar de hele organisatie
Een veranderproces op het gebied van nieuwe systemen, bijvoorbeeld de implementatie van Microsoft Office 365, betreft in de meeste gevallen de hele organisatie. Als voorafgaand niet alle processen duidelijk zijn en in kaart worden gebracht dan weet je ook niet welke schade je toe zou kunnen brengen als er functionaliteiten veranderen of wegvallen. Daarnaast is het raadzaam om te inventariseren wie de verantwoordelijken van het proces zijn, want dat zijn de collega’s die het best kunnen beoordelen wat een verandering voor impact heeft op andere teamleden.
Tip 2: Stel de gebruikers centraal
Adoptie is geen product wat je op dezelfde manier aan iedereen levert. Het juist in kaart brengen van de verschillende doelgroepen is cruciaal. Het succes, van goed gebruik van nieuwe software, is onder andere ook afhankelijk van het aanwezige kennisniveau. Breng het kennisniveau bij elke verandering in kaart. De gebruikers centraal stellen betekent ook dat je al in een vroeg stadium bewustzijn moet creëren over het feit dat er iets nieuws aankomt. Doe het in kleine stappen, deel informatie en zorg ervoor dat collega’s enthousiast en gemotiveerd worden. Gelukkig biedt Microsoft gebruikers leermogelijkheden door Microsoft 365 Learning Pathways. Wij hebben daar nog extra’s aan toegevoegd om 0- en 1-metingen uit te kunnen voeren om zo het kennisniveau te kunnen meten en volgen.
“80% van de implementatie inspanning van een moderne IT omgeving dient gericht te zijn op de organisatie en de gebruikers”
Tip 3: Focus bij techniek op de betekenis ervan
Te vaak komt het voor dat er teveel techniek wordt aangeboden en het samenwerken onnodig complex gemaakt wordt. Gebruikers krijgen iets opgedrongen wat zij voor hun functie niet nodig hebben. Kijk daarom vooraf eerst goed naar de te behalen doelen. Daarnaast is het van belang om te overzien wat de impact is als nieuwe technologie wordt uitgerold. Als er honderden collega’s uitdagingen door zouden kunnen krijgen is het wellicht beter om eerst met een pilotgroep de technologie te testen en te ervaren waar mogelijk verbeteringen kunnen worden aangebracht.
GOT IT? Gebruiker | Organisatie | Techniek
Om adoptie excuus te voorkomen begeleiden wij klanten in verandertrajecten van A tot Z en starten we graag bij de mensen die in de organisatie werken.